会議開始の時間に起床、プレゼンの直前にPCがクラッシュ、書類をなくして大慌て……社会人なら誰もが一度は“ヒヤッとした瞬間”を味わったことがあるだろう。人間はミスをする生き物なので、どれだけ注意していてもこうした失敗を完全に防ぐことは不可能だ。
「会議開始時間に起床」なんてヒヤッとした瞬間、経験したことがある人もいるのでは
今回、マイナビニュース会員を対象にアンケート調査を実施。「ヒヤッとエピソード」の実態を調査するとともに、とっておきの対策を紹介していこう。
あるある! 社会人で経験した、ヒヤッとエピソード
まずは「社会人として仕事をする上でヒヤッとしたり困ったりした経験はありますか? 」という質問を投げかけてみた。
すると、約半数の人が「ある」という答えに! 多いだろうとは予想していたが、やはりたくさんの人が社会人になってからヒヤッとした経験を持っているようだ。
では、具体的にはどのような出来事で肝を冷やしたのだろうか。
・PCがプレゼン前にクラッシュしたことがある (38歳男性・公務員)
・PCで資料を作成している途中で資料作成ソフトウェアの調子がおかしくなり、データ保存ができず、最初から作り直すことになった (36歳男性・IT関連)
・持っていかないと出張の意味がないのに、忘れそうに……
あるいは、一部の書類を忘れて戻らないといけないかヒヤヒヤした (26歳男性・公務員)
アンケートの結果、特に多かったのは書類などのデータに関するトラブル。「保存がうまくいかず、データが飛んでしまった」や「データが入ったPCの故障」など、実際に遭遇したら「ヒヤッと」では済まなそうな事態の数々が……。
他にも「手書きメモの紛失」や「資料作成に時間がかかる」など様々な失敗談が寄せられた。どれも社会人の皆さんなら「あるある! 」と共感できるものばかりではないだろうか。
こうしたトラブルはできるだけ避けたいものだが、人間である以上絶対にミスをしないとは言い切れない。どれだけ注意していてもミスは起きてしまうものである。
それならテクノロジーを活用すればいいのだ!
ヒヤッとを防ぎ、業務効率UP! サブスク型の「Microsoft 365」
先ほどのヒヤッとエピソード、実はとあるサービスを活用することで大半が解決できるのである。
そのサービスとは、「Microsoft 365 Personal」だ。
聞いたことがあるぞ、と思った方は鋭い。「Microsoft 365 Personal」はちょっと前まで「Office 365 Solo」という名称だった。そう、社会人にとって欠かせないExcelやWord、PowerPointなどをパッケージにしたあのOfficeソフトである。
そうなると、次に皆さんはこう思うかもしれない。
「Officeソフトなら今も使っているけど、どうやってミスを防げるの? 」
皆さんがお使いのOfficeソフトは、もしかすると買い切り型の永続版ではないだろうか。
「Microsoft 365 Personal」は月/年単位で契約するサブスクリプションサービスで、従来のOfficeにはなかった様々な特徴を備えている。
そしてその特徴こそが、先ほどアンケートで寄せられた「ヒヤッとエピソード」を解決してくれるのである。
具体的に説明しよう。
具体的なシーンに当てはめながら説明しよう
「外出先での急を要する資料作成(提出)の依頼」
「持参した資料に間違いを発見してしまった」
これらのトラブルはいずれも、外出先で資料の作成や修正ができなかったことによるものだ。
その点、「Microsoft 365 Personal」ではアカウントひとつでデバイス5つまで使用できる(同時サインインも可能)。たとえば会社のデスクトップPC、外出先で使用するノートPC、スマホ、タブレットと、これだけ入れてもまだ4つである。いずれか一つだけでもデバイスを持っていれば、外出先での急な依頼にも対応できるというわけだ。
「保存がうまくいかず、データが飛んでしまった」
「同僚と情報共有ができておらず、データを上書きしてしまった」
「データが入ったPCの故障」
重要なファイルを一つのデバイスだけに保存しておくのは危険である。そのデバイスが故障したとき、ファイルも一緒に消えてしまうおそれがあるからだ。かといって、毎回USBメモリを持ち歩いてそこに保存するのも面倒である。USBメモリ自体の紛失もおそろしい。
そんな心配も「Microsoft 365 Personal」なら問題ない。
「Microsoft 365 Personal」ではファイルをローカルだけでなく、クラウド上のOneDriveというストレージにも保存できるほか、保存したファイルは同じアカウントを共有しているすべてのデバイスで取り出せる。なおOneDriveの容量は無料で1TBまで利用可能なため、ExcelやWordのファイルであれば、ほぼ容量を気にすることなく使えるだろう。
仮にデバイスが突然故障したとしても、OneDriveに保存しておけば別のデバイスでファイルを開けるので、焦る必要はないというわけだ。
また、「PCの容量がいっぱいでデータが保存できない」という心配もご無用。
クラウドに保存できるのであれば、そもそもPCのローカル容量はそれほど必要ない。PCの容量がいっぱいになってしまってデータが保存できないというトラブルとも無縁である。
「資料作成に時間がかかる」
Officeソフトはバージョンアップを重ねて進化し続けている。以前のOfficeソフトを使っていて「どうも資料作成に時間がかかるな」と感じている場合は、ぜひ最新のOfficeソフトを使ってみてほしい。例えばPowerPointであればデザインアイデアや3Dモデル、インク機能が追加されているなどあらゆる点が改善されており、資料作成の時間もグッと短縮できるはずだ。
以前のOfficeであれば最新バージョンを購入する必要があったが、「Microsoft 365 Personal」ではその心配もない。最新バージョンのOfficeソフトが常に無料で提供される。最新にして最良のOfficeソフトが最速で利用可能なのだ。
「手書きメモの紛失」
アンケートでは、手書きのメモをよく紛失してしまう……という悩みを訴える人も多かった。その課題を解決してくれるのがOneNoteだ。
OneNoteは「Microsoft 365 Personal」に含まれるメモアプリケーション。すばやくメモがとれるとともに、「Microsoft 365 Personal」が使えるすべてのデバイスで共有・同期される。移動中に思いつきスマートフォンでとったメモが、訪問先でノートPCを開けばそこに表示されている。いちいちコピペしたり、自分あてにメールを送る必要もなくなる。当然、紙の手書きメモのように紛失の心配もない。もし、まだ使ったことがないのであればぜひ活用してみてほしい。
月額1,284円で、業務効率化に
あらためて、「Microsoft 365 Personal」についてまとめよう。
・WordやExcel、PowerPointなど、おなじみのOfficeソフトがすべて利用可能なサブスクリプションサービス
・WindowsやMacだけでなく、Android OSやiOSにも対応。
一つのアカウントで5つのデバイスまで同時にサインインできる
・1TBの容量を備えたクラウドストレージOneDriveも利用可能で、
こちらもどのデバイスからでもアクセスすることができるため他の人との共有も簡単
「Microsoft 365 Personal」は月額1,284円。この金額でヒヤッとエピソードを防止できるだけでなく、業務効率化が果たせるなら使わない手はないだろう。
illustrator：竹村おひたし
[PR]提供：日本マイクロソフト
