Microsoft Teams経由のオンラインミーティングの際、チャットや資料などを使って意思疎通を図ろうとしても、スムーズにできないことがあります。入力に手間がかかったり文章にするのが難しかったりすると、会議の進行に時間がかかってしまうことも。
そのような時に活用したいのが、同じマイクロソフトのアプリであるホワイトボードとの連携機能です。ホワイトボードをTeams会議やチャットと連携させることで、意思疎通がスムーズになります。
この記事では、Teamsとホワイトボードの連携について紹介します。仕事でTeamsを使う機会があっても使い方がわからないという方は、ぜひご一読ください。
Teamsのホワイトボード機能の特徴や使い方を解説する記事です
ホワイトボードとは
Teamsで会議を開催する際には、専用のホワイトボードを使用して、参加者が一緒の作業スペースに書き込みや描画、スケッチなどを行うことができます。Microsoft Whiteboard (以下、ホワイトボード) とはMicrosoft 365のデジタルキャンバスのこと。会議室のホワイトボードと同じように、複数のメンバーでリアルタイムに書き込めます。情報伝達がスムーズにできるので、会議で使用すると便利です。
Microsoftアカウントがあれば使用可能
Microsoftのホワイトボード機能は、Microsoftのアカウントがあれば使えます。無料の Microsoftアカウントでも問題ありません。
自分が使っているホワイトボードに他の人を招待して共有することもできます。
ただし、会社など組織のMicrosoftアカウントを使っていて、管理者がホワイトボードの機能を無効に設定している場合は使用できません。
Whiteboardアプリが提供されているデバイス
Microsoftのホワイトボードには、Window10とiOS用のアプリがあります。アプリがないデバイスからアクセスするには、Web用ホワイトボードからアクセスしてください。
ホワイトボードはTeams上でも使える
Teams会議では、Web用Whiteboardを使えます。Teams会議の出席者なら、共有のホワイトボードをデジタルキャンバスとして、一緒に描画やスケッチ、書き込みが可能です。
Teams会議終了後には、ホワイトボードの内容を共有できます。
Microsoftのホワイトボード機能について紹介しました
Teams会議でのホワイトボード機能の使い方【PC】
Teams会議でのホワイトボード機能の使い方は、デバイスによって異なります。まずはWindowsやMacOSなど、PCからブラウザでTeams会議に参加する時の、ホワイトボード機能の使い方を紹介します。
会議を始める
まずは通常の手順でTeams会議に参加しましょう。MacOSからアクセスする場合は、Webブラウザからログインして会議に参加してください。
ホワイトボードを起動
次に、ホワイトボードを起動します。Windowsにはホワイトボードアプリがありますので、アプリを起動してください。MacOSには対応のアプリがありませんので、Web用ホワイトボードを開きましょう。
Teams会議でのホワイトボード機能の使い方【PC】1
共有アイコンを選択
Teamsの画面に戻ったら、「デスクトップを共有する」アイコンをクリックして、メニューを表示させましょう。表示されたメニューから、「デスクトップ/ウィンドウ」を選択してください。
Teams会議でのホワイトボード機能の使い方【PC】2
共有する画面の選択に移りますので、ホワイトボードを選択してください。ここでは、MacOSを使用していますので「Chromeタブ」から「Microsoft Whiteboard」を選択します。
アプリを使用する場合は、「ウィンドウ」からアプリを選択してください。
選択後、「共有」をクリックするとホワイトボードの共有を始められます。
Teams会議でのホワイトボード機能の使い方【PC】3
内容を入力
「新しいホワイトボードの作成」をクリックまたは既存のホワイトボードを選択して、入力を開始してください。
Teams会議でのホワイトボード機能の使い方【PC】4
共有しているホワイトボードの画面は、Teamsアプリを含めた他のデバイスで確認できます。共有を止めるには、画面の上に表示されている「共有を停止」を選択します。
PCからTeams会議に参加する時のホワイトボード機能の使い方を紹介しました
Teams会議でのホワイトボード機能の使い方【モバイル】
ここからは、タブレットやスマートフォンなどのモバイル端末からTeams会議に参加する時の、ホワイトボード機能の使い方を紹介します。スマートフォンだと画面が小さくて見にくいことがありますので、モバイル端末を使うならタブレットの方がおすすめです。
会議を始める
まずは通常の手順で、モバイル端末からTeams会議に参加しましょう。
共有アイコンをタップ
画面下部の「…」という・が3つ並ぶアイコンをタップし、メニューを表示させましょう。
Teams会議でのホワイトボード機能の使い方【モバイル】1
表示されたメニューから「共有」をタップしてください。
Teams会議でのホワイトボード機能の使い方【モバイル】2
ホワイトボードを起動
「ホワイトボードを共有します」をタップして、ホワイトボードを起動しましょう。
Teams会議でのホワイトボード機能の使い方【モバイル】3
内容を入力
右下に表示されている「＋」をクリックすると、入力メニューが表示されます。
Teams会議でのホワイトボード機能の使い方【モバイル】4
手書き入力なら「Ink」、文字入力なら「テキスト」など、入力に役立つ複数のメニューが表示されます。
Teams会議でのホワイトボード機能の使い方【モバイル】5
図形やテンプレート、リアクションなども入力できます。状況に合う文字や図を入力して、会議に役立てましょう。
共有を停止したい場合は、画面左上の「<」をクリックして元の画面に戻ってから、「共有の停止」をタップしてください。
モバイル端末でTeams会議でのホワイトボード機能の使い方を紹介しました
Teamsでホワイトボードを使用する際に役立つ4つのポイント
ここからは、Teams会議でホワイトボード機能をより使いこなすために、使用時のコツとなるポイントを見ていきましょう。
デジタルインクの種類
ホワイトボードに文字や図を描く時には、複数の色を使えます。
Teamsでホワイトボードを使用する際に役立つ4つのポイント1
ペンと蛍光ペンはそれぞれ15色、太さはそれぞれ調節できます。アプリ版ホワイトボードでは、「レインボー」色または「ギャラクシー」色のペンも使用可能です。
また、ペンには矢印の設定もできますので、範囲を示したい時に便利です。
Shiftキーを押しながらインクを塗ると直線が描画できる機能や、描画したものを図形に変更できる機能もあります。フリーハンドで図を描くのが苦手な人でも、見やすい図を描くことができます。
キーボードを使っての入力も可能
フリーハンドだと時間がかかる場合や、ペン入力に対応しているデバイスを持っていない場合など、手書き入力がスムーズにできないこともあります。
そういった人は、キーボードを使っての文字入力も可能です。
「テキスト」メニューを選択して入力したい場所をクリックするだけで入力できます。文字色の変更や入力内容の修正・場所の移動なども簡単にできますので活用してみましょう。
Teamsでホワイトボードを使用する際に役立つ4つのポイント2
テンプレートやリアクションなども挿入可能
リアクション機能を活用すると、SNSのように手軽に反応できます。「いいね」や「チェック」「拍手」など、会議に役立つリアクションが複数ありますし、大きさも編集可能です。
また、会議はもちろん学習やゲームなどにも使えるテンプレートも豊富にあります。テンプレートに書き込むことで、わかりやすい図表を作成可能です。
Teamsでホワイトボードを使用する際に役立つ4つのポイント3
ファイル名の変更はホワイトボードギャラリーから
会議で使用したホワイトボードに名前をつけるには、ホワイトボードの初期画面(ボードギャラリー)に戻ってください。名前をつけたいファイルのメニューアイコンを選択して、「名前の変更」を選択すると、名前をつけられます。
Teamsでホワイトボードを使う時のポイントを紹介しました
意思疎通をスムーズにするためにホワイトボードを活用しよう
Teamsを使えば会議中にホワイトボードを共有できます。事前に資料や図表が用意しきれなかった場合でも、参加者が必要なことを書き加えながら進められますので、会議の進行がスムーズです。
また、会議やチャットで作成したホワイトボードは後から共有できますので、議事録としても活用できます。
Teamsとホワイトボードの連携機能は、リアルな会議室にあるホワイトボードのような役割を果たしてくれます。仕事でTeamsを使う機会があるなら、ぜひ活用してください。
