Teamsのファイル共有は、手軽に共有できるのはもちろん、メンバー間で確認しながら同時に編集することができる便利な機能です。ぜひ使いこなしたいですよね。
本記事ではTeamsでファイルを簡単に共有する方法と、同時編集ができない場合に考えられる原因などをご紹介します。参考にしてください。
Teamsでファイルを共有する方法を知りましょう
Teamsでファイルを共有するには
Teamsでファイルを共有するには、チャットを利用する方法とチームチャネルを利用する方法とがあります。
チャットの場合は個人アカウント、組織アカウントを問わず利用できますが、チームチャネルで共有するには組織アカウントである必要がありますので注意しましょう。
Teamsのファイル共有方法
Teamsでファイルを共有するには2通りのやり方があります。
- チャット画面に貼り付けて共有する
- チャネル画面の「ファイル」にアップロードする(組織アカウントのみ)
それぞれくわしく見ていきましょう。
チャットで共有する方法_デスクトップ版
Teamsのファイル共有をチャットで行う場合は、メッセージ入力欄の下にあるクリップマークから添付ファイルを選択し、チャットメッセージに添付する形式で送信します。自分のパソコンから、チャットのメッセージ欄にドラッグ＆ドロップして貼付することも可能です。
メッセージ欄の下にあるクリップマークを選択します
チャットで共有する方法_モバイル版
モバイル版の場合、メッセージ入力欄の左にある「×」ボタンをタップすると添付ボタンが表示されます。
モバイル版の場合はメッセージ欄の左をタップします
この時、以前にアップロードしたものと同じファイルを再度アップロードしようとすると、確認画面が表示されます。「コピーをアップロード」か「置換」から選択しましょう。
チャットで共有されたファイルは一覧で表示される
共有されたファイルはチャットメッセージから直接アクセスできるだけでなく、パソコンの場合は「ファイル」タブ、スマートフォンの場合は「ダッシュボード」で一覧表示できるようになっています。
「前にもらったファイル、どこにあったかな」とメッセージのやりとりをいちいち遡らなくとも、以前共有されたファイルを簡単に見つけられるので便利です。
共有したファイルは「ファイル」タブで一覧表示できます
モバイル版では「ダッシュボード」に表示されます
チームチャネルにアップロードして共有する方法
Teamsのファイル共有は、組織アカウントの場合はチームチャネルの「ファイル」にアップロードすることでも行えます。「ファイル」タブをクリックして、共有したいファイルをドラッグ＆ドロップすればOKです。よく利用するファイルを上部に固定することも可能です。
チャットとチームチャネルの共有の違い
チャットとチームチャネルでファイルを共有すると、それぞれファイルが保存されている場所が異なります。チャットの場合はMicrosoft Officeの「(Microsoft 365 アカウントに関連付けられている)OneDrive」の「自分のファイル」内にある「Microsoft Teamsチャットファイル」、チームの場合は「SharePoint」に共有ファイルが保存されます。
チャットに共有したファイルはOneDriveの「自分のファイル」内に保存されます
共有場所が「自分のファイル」内のため、退職などの理由でファイルをアップロードした人のOneDriveのアカウントがなくなった場合、チャットで共有しているファイルにはアクセスできなくなってしまうので注意が必要です。
そのため、仕事で継続的に使用しているファイルは、チームチャネルで共有しておくと便利でしょう。引き継ぎの手間が省けますし、複数人で互いに確認しながら編集できるので仕事をより効率的に進められます。なお、ファイルの共同編集は、チームチャネルでファイルが共有されたときのみ可能です。
チーム外の人と共有する方法
Teamsで共有するファイルのリンクを送付すれば、Teamsに参加していない人人とファイルを共有できます。
組織内のTeamsユーザーとファイルを共有したいのであれば、チームやチャネルにアップロードしたファイルの右側の「その他のオプション(…)」から、「リンクをコピー」を選択します。このリンクをメッセージなどで送付することで共有が可能です。
ファイルの右側に表示される「…」マークを選択します
組織外のユーザーとファイルを共有したい場合は、 Web用OfficeまたはOfficeデスクトップアプリでファイルを開き、ウィンドウの右上隅にある 「共有」からリンクをコピーし、送信しましょう。
その際、「アクセス許可」から、相手がファイルにアクセスできるように設定しておく必要があります。リンクを送信する際に表示される「アクセス許可」の範囲に共有相手を追加しておきましょう。
組織外のユーザーとファイルを共有する際は、ファイルを開いた上で右上の「共有」を選択します
Teamsのファイル共有でできること
Teamsでファイルを共有すると、メンバー間でリアルタイムに編集することができます。便利な機能を紹介します。
チャットやチームで共有したファイルは、チャットのメッセージ欄、あるいはチームチャネル内の「ファイル」タブからアクセスすることができます。ファイル名の近くに表示されている「その他のオプション(…)」を選択しましょう。
Teamsでファイルを共有するには1
この時に表示されるポップアップメニューと内容は以下の通りです。
- Teamsで開く: Teamsのウインドウのまま、他のユーザーと同時にファイルの編集が可能(チームチャネルのみ・WordやExcelなど一部のファイルのみ)
- ブラウザで開く: ブラウザ版でファイルを開く(別のタブが開く)
- ダウンロード: ファイルを自分のパソコンにダウンロードする
- リンクをコピー: チーム外やチャット外の人と共有するときに使う
- SharePointで開く:SharePointから直接ファイルにアクセスできる(チームチャネルのみ)
なお、これらの内容は、個人アカウントか組織アカウント、ブラウザ版かアプリ版、によって異なり、さらに共有されるファイルの形式、使用パソコンのOS等によっても異なります。
Teamsで共有したファイルを削除するには
共有ファイルを削除するには、チャットの場合はファイルが添付されたメッセージを削除します。
Teamsでファイルを共有するには2
チャットメッセージの削除はチャット右上に表示される「アクションの表示(…)」から行います。
なお、チャットメッセージを削除してもファイルが完全に削除されたわけではありません。「OneDrive」から送信したものなら「OneDrive」にもアクセスしてファイルを削除する必要があります。
チームチャネル内にアップロードされたファイルを削除するには、チームチャネル内の「ファイル」タブの「アクションの表示(…)」から「削除」を選択します。
ファイルを復元することはできる?
Teamsで共有したファイルは、間違ってチャットメッセージを削除してしまっても「OneDrive」に、組織アカウントの場合はチームチャネル内の「ファイル」また「SharePoint」に保存されています。焦らずにこれらにアクセスしてファイルを取り出しましょう。
チャットメッセージごと共有ファイルを削除してしまった場合は、OneDriveから再度リンクを送付します
「OneDrive」や「SharePoint」から削除してしまった場合も、「ごみ箱」から復元することができます。ごみ箱の中から目的のファイルを選択し、右上の「復元」を選択しましょう。パソコンの「ごみ箱」に入っていることもありますので、もし「SharePoint」にない場合はそちらも確認しましょう。
ただし、デスクトップの「ごみ箱」も「SharePoint」の「ごみ箱」も、中身を空にしたり、ごみ箱の中からファイルを削除したりした場合、そのファイルを復元することは難しくなります。
その場合は他の人がダウンロードしたものがパソコンに残っていないか、また別のところで同期しているファイルがないかを探してみましょう。
Teamsの共有ファイルが共同編集できない原因とは
Teamsでは共有されたファイルは、組織アカウントの場合に限って、Teamsの画面上で他のメンバーとリアルタイムに編集することができます。自分の作業はもちろん、他のメンバーの作業も同じ画面上で更新されていく便利な機能です。
その際によくあるのが「共同編集できない」というトラブル。以下ではTeamsで共有されたファイルについて、共同編集できないときの主な原因を紹介します。
ファイルがチェックアウトされている
自分より先に誰かがファイルを編集しており、そのユーザーがファイルを「チェックアウト」している場合、他の人はファイルを編集することができません。
このチェックアウトとは、同時に変更を加えたくないというときに設定されるもの。ファイルを「チェックイン」状態にしてもらうか、そのユーザーが編集を終了するまで待ちましょう。
編集許可がない
ドキュメントのアクセス許可が制限されている場合、「このファイルはロックされています」と表示され編集できません。ファイルの所有者に連絡し、編集する権限を与えてもらいましょう。
共同編集できない形式のファイルである
共同編集ができるのは、拡張子が「.docx」「.pptx」「.xlsx 」などのファイルのみ。例えば「.doc」など、古いOfficeで作成されたファイルは共同編集できませんので、形式を変更するか共同編集機能を利用せずに編集を行う必要があります。
共同編集できない場合は、編集許可があるかどうかなどを確認しましょう
ファイルを共有してメンバー間で同時に編集しよう!
Teamsのでファイルを共有するには、チャットのメッセージ欄にアップロードまたはドラッグ＆ドロップする方法や、チームチャネル内の「ファイル」にアップロードする方法があります。
Teamsに共有されたファイルは、Teams上で他のメンバーとリアルタイムに編集することができます。編集できない場合には、チェックアウトされていないか、編集権限が与えられているかなどを確認しましょう。
