いまやビジネスチャットツールにはさまざまなものがありますが、SlackやChatworkなどとともに近年注目を集めているのが、アメリカに本社を置くMicrosoft(マイクロソフト)社が提供するTeamsです。
とはいえ、今までTeamsを使ったことがない場合や、一応アカウントはあるけれど使い慣れていない場合、突如ビデオ会議に招待されたら戸惑ってしまいますよね。そこで今回は、いまさら聞けない、Teamsでの会議の参加方法や、知って得する便利機能などをご紹介します。
Teamsで会議に招待された場合の参加方法をご紹介します
Teamsのビデオ会議に招待された際の参加方法
Teamsのビデオ会議に招待された場合の参加方法としては、主に下記があります。
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送られてきた招待URLをクリックして参加
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カレンダーから参加
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チャネルから参加
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チャットから参加
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コールインで参加
それぞれくわしく説明しますので、アカウントの有無や開催者の設定などに合わせて、適した方法で参加しましょう。
送られてきた招待URLをクリックして参加
招待された会議に参加する方法として最も簡単な方法は、メールなどで送られてきた招待URL(リンク)をクリックする方法です。
クリックすると下記のように、アプリをダウンロードするか、Web(ブラウザー)上で参加するかの選択を求められる画面に移動します。
Teamsの会議の招待URLをクリックすると、参加方法の選択画面が表示されます
Web上で参加する場合は「代わりにWeb上で参加」を選択し、表示する名前を入力して会議に参加しましょう。Teamsのアカウントを持っていない場合は、この方法でゲストとして参加することになります。
アプリをダウンロードして参加したい場合は「Windowsアプリをダウンロード」をクリックして、アプリのダウンロードとインストールを行います。インストール後は「今すぐ起動する」をクリックしてください。アプリを使用する場合は、アカウントの作成・サインインが必要になります。
なお、もしも既にTeamsのアプリをインストールしている場合は、画面上部にポップアップが出てくるため、「Microsoft Teamsを開く」をクリックすればアプリから参加できます。
カレンダーから参加
会議の開催者がTeamsのカレンダー上で会議設定・招待をしている場合は、カレンダーから参加することができます。Teamsにサインインした状態で、画面左側に表示されるメニューの「カレンダー」を開き、参加したい会議を選択します。すると詳細とともに「参加」ボタンが表示されるので、ここから会議に参加してください。Web上でもアプリでも同様です。
Teamsのカレンダーから会議参加することもできます
チャネルから参加
Teamsには、「チーム」という概念と、その下層の「チャネル」という概念があります。チームとは、あるプロジェクトなど、何かの仕事を共に行っているメンバーを集めたくくりです。そしてチャネルは、そのプロジェクトの中でも特定のトピック、分野ごとなどに会話をまとめているくくりです。
会議がチャネルで開催される場合は、該当のチャネルから会議に参加することができます。
Teamsにサインインした状態で、画面左側に表示されるメニューの「チーム」を開き、該当のチャネルを選択します。会議が開始されると、そのチャネルに会議中であることを示す投稿が表示されるはずなので、「参加」をクリックしましょう。こちらも、Web上、アプリともに、同様の操作で参加可能です。
チャットから参加
会議が既に開始されている場合は、Teamsにサインインした状態で、画面左側に表示されるメニューの「チャット」を押すと、「最近のチャットリスト」に会議の表示があります。参加する会議を選び「参加」をクリックすると会議に参加できます。こちらもWeb上、アプリともに同様の流れです。
コールインで参加
Web上のTeamsやTeamsアプリで会議参加ができない場合は、会議招待通知に記載されている電話番号に電話することでも、会議に参加できます。
記載されている番号が海外の番号である場合は、「ローカル番号を検索」をクリックして番号を取得してください。
Teamsの会議で役立つ便利な機能
Teamsで会議をする際に、知っておくと便利な機能があります。下記の機能を使いこなして、会議をより充実させましょう。
画面共有
画面共有の機能では、会議中にわざわざ相手にファイルを送らなくても、画面上で資料を投影できます。画面共有をするときは会議に参加後、画面下部に表示されているツールバーの「デスクトップを共有する」というアイコンを選択します。
会議中に画面を共有するには「デスクトップを共有する」をクリックしましょう
そうすると「共有する内容を選択」というウィンドウが表示され、共有するのは画面全体なのか、特定のウィンドウのみなのか、などを選べます。シチュエーションに応じて、使い勝手が良いものを選び、右下の「共有」ボタンを押します。これで、選択した範囲の画面を共有できます。
状況に応じて、共有する範囲を選ぶことができます
画面共有を終了させる場合は、先ほどと同じツールバーのアイコンを再びクリックしましょう。
背景をぼかす、背景を変更する
Teamsの会議では、背景をぼかしたり変更したりすることもできます。リモートワーク中で家の様子をあまり見せたくないときなどに便利でしょう。
やり方を説明します。会議に参加する前のマイクやカメラをセッティングする画面にて、カメラがオンの状態で「背景フィルター」をクリックすると、画面右側に背景オプションが出てきます。「ぼかし」を選択すれば、背景がぼやけ、自分だけにピントが合うようになります。
また背景を変更したい場合は、背景オプションにある好きな背景イメージを選択しましょう。「新規追加」から画像をアップロードすることもできます。
ただし、こちらの機能はWeb版には対応しておらず、アプリ版のみになるので注意しましょう。
録画・録音する
会議の録画・録音をすることで、議事録を書く手間が省けたり、会議に出席できなかった人に共有したりすることができます。
方法は、会議中に画面下部に表示されているツールバーの「…」のアイコンから「記録を開始する」をクリックすればOKです。同じく「記録を停止する」をクリックすれば録画を停止できます。なおこのとき、管理者が許可している場合は、録画開始とともに文字起こしも有効になります。
録画・録音機能を使う際は、事前に参加者全員から、録画や録音することの許可を得るようにしましょう。なお管理者の設定によって、記録データには有効期限が指定されますのでご留意ください。
またこちらの機能はサインインした状態で、かつ有料プランのみで使用でき、無料プランの場合は非対応です。
便利な機能を使って、より有意義な会議にしましょう
Teamsの基本的な機能
Teamsにサインインすれば、さまざまな機能を使用できます。会議でできることのおさらいも含め、Teamsのその他の基本的な機能をご紹介します。
ビデオ会議
前述のように、Teamsではオンライン上での会議が可能です。ビデオ会議としてお互いの顔を見ながらコミュニケーションが取れるだけでなく、画面の共有なども可能です。
無料プランでは100人まで、有料プランでは300人まで参加可能な会議を開催できます※。そのためミーティング以外にも、大規模なセミナーや勉強会にも利用可能です。
※新型コロナウイルス感染症による影響に配慮し、2022年3月時点で、一時的に無料プランでも上限が300人までになっています。
チャット
Teamsというツールのベースを担っているのがチャット機能です。一対一の個人同士のやりとりはもちろん、特定の人を選んでグループを作り、メッセージを共有することもできます。ステッカー機能もついているため、絵文字やGIFなどを簡単に相手に送信することができます。
ファイル共有
Word・Excel・PowerPointなどのファイルを相手と共有できる機能もあります。こちらはチャット上で使用できる機能で、一対一の個別チャットだけでなく、グループチャットやチャネル上にもポストすることができます。
方法は、メッセージ入力ボックスの下にあるクリップの形のマークをクリックして、アップロードしたいファイルを選択し「開く」を押すだけです。
自分のパソコンにあるファイルを簡単に共有できます
この機能を使えば、チーム全員で1つのファイルを閲覧・編集することができます。そのため、更新の度にメールなどでファイルを送らなくても常に最新の情報を共有できたり、各自が書き込みをすることで一緒にファイルを完成させたりなど、幅広い使い方ができるでしょう。
Teamsにはさまざまな機能があります
Teamsを使いこなし、スムーズに会議に参加できるようにしましょう
Teamsで会議に招待された際にどうすればいいのかをご紹介しました。会議への参加方法や便利な機能を覚えて、業務効率の向上を図ってみてくださいね。
