ビジネスシーンでの使い勝手のよさから、コミュニケーションツールとして注目を集めているのがMicrosoft Teamsです。Microsoft Teamsにはコミュニケーションを取り合うメンバーの現在の状況が把握できるステータスという機能があります。
この記事ではMicrosoft Teamsのステータスについて、それぞれの意味や変更方法、時間の設定方法を解説します。ステータスメッセージの設定やオフラインから変更しない場合の対処法も紹介します。Microsoft Teamsのステータスについて理解を深めましょう。
Microsoft Teamsのステータスについて理解を深めましょう
Microsoft Teamsとは
新型コロナウイルス感染症の世界的な流行により、人と人の接触をできるかぎり避けるために、リモートワークが急速に普及していきました。リモートワークでは、同じオフィス内で働いているときのようには密なコミュニケーションが取れない場合もあります。
そんなリモートワークの問題を解決するのが、チャットやビデオ会議などを行うコミュニケーションツールです。リモートワークに移行したことがきっかけで、Slack、Zoom、Google Meetなどを導入した企業も多いでしょう。
Microsoft Teamsはマイクロソフトが提供するコミュニケーションツールです。Microsoft Teamsではチャット、通話機能、ファイル共有、ビデオ会議機能、Officeアプリとの連携が可能です。
Microsoft Teamsだけでチャットやビデオ会議を行えるので、複数のコミュニケーションツールを使い分ける必要がありません。またWord、Excel、PowerPointなど、ビジネスで使用する機会が多いOfficeアプリと連携しているというメリットがあります。ファイルの閲覧や共同編集が可能なので、生産性の向上につながります。
Microsoft Teamsには有償版と無償版があります。有償版と無償版の違いは会議の開催時間の制限、会議参加人数の制限、会議の録音・録画機能の有無、ファイルストレージの容量、24時間サポートの有無などです。無償版でも基本的な機能は備わっているため、十分だと感じる人も多いでしょう。
なお有償版も無償版も、使用するためにはMicrosoftアカウントを持っている必要があります。
コミュニケーションツールはリモートワークに欠かせないツールです
Microsoft Teamsのステータスとは
ここではMicrosoft Teamsのステータスについてくわしく解説していきます。
メンバーの状況が把握できる
Microsoft Teamsのステータスとは、自分がどのような状態なのかを一緒に仕事をしているメンバーに伝えられるものです。
「連絡可能」「取り込み中」などいくつかステータスがあり、自分の状態を伝えられます。
ステータスの一覧と意味
Microsoft Teamsのステータスには以下のものがあります。
Microsoft Teamsのステータスとは1
・連絡可能 (緑色)……会議や通話をしておらず、応答ができる状態。コンピューターを使用中で、通話や会議をしておらず、カレンダーに予定が入っていないときには自動的に設定されている。
・取り込み中 (赤色)……会議や通話など、なんらかの理由があって、すぐに応答できない状態。見ている相手に取り込み中だとわかるように表示される。着信があった場合は通知される。
・応答不可 (赤色)……なんらかの理由があって、すぐに応答できない状態のときに選択する。見ている相手に取り込み中だとわかるように表示される。着信があっても通知されない。
・一時退席中 (黄色)……しばらく席をはずすときなど短時間応答が不可のときに選択する。
・退席中表示 (黄色)……コンピューターを一定時間(5分以上)操作していないとき、もしくはコンピューターがロックされている、スリープしている状態のときに自動的に表示される。
席を外すときは一時退席中にしておくとコミュニケーションに便利です
ステータスの変更/時間指定の方法
ここではステータスを手動で設定する方法や、時間を指定して変更する方法を解説していきます。
手動でステータスを変更する方法
ステータスの変更方法や時間指定のやり方紹介1
画面右上にある自分のアイコンをクリックして、ユーザー情報を表示させてください。ユーザーアイコンの右下に表示されている（上記の画像では連絡可能になっている部分）ステータスをクリックします。
すると各種ステータスが表示されるので、変更したいステータスを選択しましょう。今回は「一時退席中」に変更します。
ステータスの変更方法や時間指定のやり方紹介2
以上で手動でのステータス変更は完了です。状況に合わせてステータスを変更すれば一緒に仕事をしているメンバーに自分の状況をチャットなどで連絡しなくても理解してもらえます。
時間指定でステータスを変更する方法
「仕事に集中したいから連絡をしないでもらいたい」
「忙しくて1時間くらい応答できない」
そのようなときは時間を指定したステータス設定ができます。
ステータスの変更方法や時間指定のやり方紹介3
ステータスの一覧の下部にある「期間」を選択します。
ステータスの変更方法や時間指定のやり方紹介4
状態と時間を選択する画面が表示されるので、ステータスと時間を設定して完了を選択しましょう。今回は「応答不可」の状態を「1時間」継続する設定にしました。時間は「30分」「1時間」「2時間」「今日」「今週」に設定ができます。
ステータスの変更方法や時間指定のやり方紹介5
設定が完了すると「応答不可」の状態になりました。設定した時間のあいだは応答不可のステータスのままになります。
忙しくて対応が困難な時間は「応答不可」にしておくといいでしょう
ステータスのメッセージを設定する方法
ステータスにメッセージを設定することができます。
「今日は応答遅め」「会議のため応答不可」など周知したいときに便利な機能です。
ステータスのメッセージを設定する方法1
画面右上の自分のアイコンをクリックして、ユーザー情報を表示させます。「ステータス メッセージを設定」を選択してください。
ステータスのメッセージを設定する方法2
メッセージと有効期間を決めます。今回は「本日ミーティングのため、返信遅れます」というメッセージを「今日」で設定しました。「他のユーザーが自分にメッセージを送るときに表示する」にチェックを入れると相手がメッセージを送るときや、メンションするときにステータスメッセージがメッセージの作成ボックス上部に表示されます。
「完了」をクリックしてステータスメッセージの設定は完了です。
メッセージを使いこなすことで、より状況を伝えやすくなります
ステータスが変わらないときは……
ここではステータスにありがちな現象について解説します。
ステータスがオフラインのまま変更されない
Microsoft Teamsのデスクトップアプリを再起動してもステータスがオフラインのままになっていることがあります。このような場合はインターネットの通信環境を確認してみてください。
インターネットの通信環境が良好であるにも関わらず、ステータスがオフラインのまま変わらないときは、Microsoft Teams自体に障害が発生している場合もあります。トラブルが起きていないか確認してみましょう。
ステータスが勝手に変わってしまう
「少し休憩していたら勝手に退席中になってしまった」そんなケースに直面することがあるでしょう。これはMicrosoft Teamsに異常が起きたわけではありません。
ステータスはユーザーの状況に合わせて自動的に変わる場合もあります。Microsoft Teamsを使用しているパソコンがロックされているときや、スリープしているときには「退席中」の表示に自動的に変わるのです。
ステータスがオフラインのままのときは、通信環境を確認してみましょう
Microsoft Teamsのステータス機能を活用してコミュニケーションを円滑に
Microsoft Teamsのステータスは、メンバーの現在の状況を知ることができる便利な機能です。自分の状況を相手に知らせたいときや、コミュニケーションを取っているメンバーの状況を把握したいときなどに役立つでしょう。Microsoft Teamsで円滑なコミュニケーションを取るために、ステータスを有効活用しましょう。
