ボイスメールを活用する(1)

Teamsの留守番録音サービス

Microsoft Teamsのボイスメールとは、Teamsの留守番電話サービスです。

Teamsでは音声通話、ビデオ通話によるコミュニケーションを提供していますが、呼び出しに応じられないとき、音声メッセージを録音して保存できます。いわばTeams版の守番電話です。

今回から、ボイスメールの設定、利用方法を紹介します。

Teamsではボイスメールの利用の有無、使用条件、自動応答メッセージの変更などが可能です。

ボイスメールの基本設定

Teamsの既定の設定でボイスメールは有効になっていますが、用途や好みに応じてカスタマイズしたり、停止したりできます。

Teamsのシステムでは、音声通話・ビデオ通話の着信があったときに、ボイスメール（留守番電話）に切り替えることを「転送」と呼びます。

(1)Teamsの「…」（設定）ボタンをクリック。
(2)「設定」メニューをクリック。

「設定」メニューをクリック

(3)「通話」をクリックして設定ページを開く。
(4)応答できないときにボイスメールに転送。
(5)転送先の選択として「ボイスメール」を選択。
(6)転送するまでの時間を設定。
(7)応答できるできないにかかわらず無条件にボイスメール。
(8)ボイスメールの詳細設定。
(9)呼び出し音の選択。

設定画面

(5)の転送先として「なにもしない」を選択すると、ボイスメールを使用しない設定になります。

(6)では、着信が始まってからボイスメールに切り替わるまでの時間を設定します。PCを使って他の作業をしている最中であることも多いので、呼び出しに出るまでに、ウインドウを切り替えたり、ファイルを閉じたり、時間がかかりぎみになります。通常の電話ですと留守番電話サービスへの切り替えまで10秒ぐらいにしておくことも多いと思いますが、Teamsでは長めに設定した方がいいでしょう。

(7)を選択すると、着信に対して即座にボイスメールに転送します。自分で着信を受けないときに設定します。

さらに詳細な設定は(8)をクリックして、「ボイスメールの構成」ページを開いてください。

ボイスメールの構成

より詳細なボイスメールの構成を設定します。留守番録音だけでなく、着信を他のユーザーに転送する設定もできます。

(1)カスタムメッセージを録音。
(2)自動応答のルールを選択。
(3) Teamsが各種案内を音声で案内しるときの言語の選択。

ボイスメール構成の設定

(1)ではカスタムメッセージとして、自分でメッセージを録音できます。カスタムメッセージについては、次回の記事で紹介します。

(2)では、以下の応答ルールを選択します。

別のユーザーに転送すると応答ルールを選択したときは、転送先のユーザーを設定する項目が表示されます。

ページを下にスクロールし、続きの項目を設定します。

(4)通常の応答メッセージを入力。
(5)不在時の応答メッセージを入力。
(6)不在時の応答メッセージ(5)を再生する条件の選択。
(7)設定を保存して設定ページを閉じる。

続きの項目の設定

(4)、(5)に応答メッセージを入力すると、このメッセージをTeamsが人工音声で応答します。何も入力しない場合は、(4)、(5)とも、以下のメッセージで応答します。

「○○さんは現在、連絡不可です。」

なお、 (4)、(5)にメッセージを入力した場合も、入力した応答メッセージを再生した後、人工音声で「発信音の後にメッセージを残してください。」等々の留守番電話録音のガイダンスが流れます。

次回はカスタム応答メッセージの録音を紹介します。