前回に引き続き、カスタマイズしたフォームへの回答の登録方法、そして登録結果の確認・集計方法を紹介します。安否確認フォームのカスタマイズ方法は、当連載の第77回記事を参照してください。
目次
■フォームへの回答の登録
管理者が安否確認アドオンを使ってフォームを配信すると、配信先のユーザーにURLが記載されたメールが届きます。
(1))受信したメールのURLをクリックしてフォームを開く
(2)必要事項を入力
(3)「送信」をクリックして、情報を登録
「送信」ボタンをクリックした後、登録情報の確認ページに切り替わります。
(4)追加情報として画像ファイルなどを添付するときは、「ファイルの選択」をクリック
(5)「写真アップロード」をクリックして、(4)で選択したファイルをアップロード
(6)登録した情報を訂正したいときは、「安否情報の再登録」をクリック
なお、このページは安否確認アドオンのシステムにより自動的に生成されます。もともと災害時の安否確認を想定しているため、写真アップロードの部分に「被災」と表記されていますが、このページの文章を修正することはできません。
フォームへの回答が終了したら、このウインドウを閉じてください。
情報登録後、登録情報の確認メールが届きます。
(7)確認メールを開く
(8)登録情報が表示される
このメールも安否確認アドオンによって自動送信されます。メールタイトルなどの修正はできませんのでご注意ください。
■フォーム配信状況の確認
管理者は安否確認アドオンで送信したフォームの配信状況を確認できます。
(1)確認したい配信ログのタブをクリック
(2)配信状況が表示される
■登録結果の確認
管理者は安否確認アドオンに登録された情報（回答内容）を閲覧できます。
(3)閲覧したい登録情報（回答内容）の確認結果タブをクリック
(4)登録された情報が一覧で表示される
(5)ユーザーがフォームに情報を登録した時点の位置情報を表示するボタン（以下地図ボタン)
(6)ユーザーの氏名をクリックすると回答した情報を閲覧できる
(7)主な回答項目と登録時刻が表示されている
なお、まだフォームの回答をしていないユーザーは表示されません。
■登録情報の詳細確認
確認結果タブに表示された登録者リストから氏名をクリックすると、そのユーザーの登録情報を閲覧できます。
(1)選択したユーザーの登録情報が表示されている
(2) 「閉じる」をクリックして登録情報のウインドウを閉じる
■ユーザーの位置情報
ユーザーがフォームに情報を登録した時点の位置情報をGoogle Map上で確認できます。
確認結果タブに表示された登録者リストから位置情報を確認したいユーザーの地図ボタンをクリックしてください。
(1)情報を登録した時点の位置がGoogle Map上に表示される
(2) 「閉じる」をクリックしてGoogle Mapのウインドウを閉じる
ただし、この位置情報には注意が必要です。ユーザーがスマートフォンの通信回線を使用してフォームに情報を登録した場合、ほぼ正確な位置情報を取得できますが、Wi-Fiや固定回線などを使用している場合、実際の位置情報ではなく、使用回線のプロバイダー施設の所在地が取得されることがあります。たとえば実際は福島にいても、契約しているプロバイダー施設が東京にあると、地図上では東京の位置が表示されます。ユーザーの正確な位置情報を取得したい場合は「原則として安否確認にはスマートフォンを使って回答する」などの運用ルールを組織内で周知するといいでしょう。
■表示項目の変更
安否確認アドオンに登録された情報の表示項目や項目の表示順を変更できます。
(1)確認タブのページで、メニューボタンをクリック
(2)「表示列の設定」メニューをクリック
(3)表示したい項目のチェックボックスをオンに、表示しない項目のチェックボックスをオフにする
(4)項目の「▲」をクリックすると順番が上に、「▼」をクリックすると順番が下に変更される
(5)「更新」をクリックして変更内容を保存
■登録情報の利用
安否確認アドオンに登録された情報をCSVファイルとして出力し、ExcelやAccessなどを使って集計できます。
(1)確認タブのページでメニューボタンをクリック
(2)「CSVエクスポート」をクリック
(3)ダウンロードしたCSVファイルを開いた例
■気象庁からの情報取得
安否確認アドオンの「大雨警報の自動通知」を設定しておくことで、特定のユーザーに気象庁の大雨情報を自動で配信できます。この機能を使って管理者に大雨情報を配信することで、その情報を元にユーザーへの安否確認フォームの配信を行えます。
(1)「大雨警報の自動通知」タブをクリック
(2)「チェックボックス」をオンにする
(3)配信レベルを選択
(4)通知先のメールアドレスを入力
(5)通知メール本文を編集
(6)「保存」をクリックして設定を保存
メール本文中の「[$$ flood_info $$]」に気象庁からの情報が埋め込まれ、通知を受け取る際に情報を確認できます。
Microsoft Teamsに関連して、Skype for Businessにも触れておきます。
Microsoft 365（旧Office 365、旧BPOS）のチャット・ビデオ通話ツールとしては、もともと、Microsoft Lyncがありました。マイクロソフトがSkypeを買収したことにより、Microsoft LyncはMicrosoft Skype for Businessと名称を変えて現在にいたっています。現在ではまだSkype for Businessも使用できますが、Skype for Businessのほとんどの機能を内包し、さらに高度なコミュニケーション環境を提供するMicrosoft Teamsの登場により、Skype for Businessは2021年7月31日をもってサービスを終了します。
Skype for Businessをご利用の場合は、それまでにMicrosoft Teamsに移行する必要があります。
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