• Home
  • WINDOWS
  • OFFICE
  • EXCEL
  • WORD
  • POWERPOINT
  • OUTLOOK
  • TEAMS
  • AZURE
What's Hot

Microsoft 365 Copilot with AI – Yoshikazu Akutsu の Windows Weekly Report

2023年3月21日

NVIDIA/AMD GPU の最大 FPS を制限する

2023年3月19日

エクセルやワードなどマイクロソフト365でのAI活用を支援する「Microsoft 365 Copilot」を発表

2023年3月19日
Facebook Twitter Instagram
Facebook Twitter Instagram Vimeo
PC MEDIA
Subscribe Login
  • Home
  • WINDOWS
  • OFFICE
  • EXCEL
  • WORD
  • POWERPOINT
  • OUTLOOK
  • TEAMS
  • AZURE
PC MEDIA
ホーム » 最新版 – Microsoft 365サイト活用入門(81) 安全なファイルの共有方法とは? Microsoft 365でできる脱PPAP(2)
OFFICE

最新版 – Microsoft 365サイト活用入門(81) 安全なファイルの共有方法とは? Microsoft 365でできる脱PPAP(2)

TanakaBy Tanaka2022年3月26日コメントはまだありません1 Min Read
Facebook Twitter Pinterest LinkedIn Tumblr WhatsApp VKontakte Email
Share
Facebook Twitter LinkedIn Pinterest Email
Google Ads
Ad 4
Ad 3

前回に引き続き、脱PPAPの視点からMicrosoft 365を紹介します。
今回はMicrosoft 365のOutlookで異なるパターンの添付ファイルを受信した場合の対応を解説します。

目次

  • ■送信時のメール形式について
  • ■受信メールの確認
  • ■添付ファイルの操作
  • ■OneDriveにアップロードされたファイル
  • ■Microsoft 365以外で受信した場合
  • Microsoft 365の導入支援はネクストセットへ!

■送信時のメール形式について

受信した場合の対応を解説する前に、送信時のメールの形式について解説をしておきます。

テキスト形式のメールでは、従来のように添付ファイルそのものをメールに添付するか、あらかじめOneDrive for Business(以下OneDrive)に保存したファイルのURLを送信するかのどちらかしか使えません。
より細かい方法でファイルを添付したい場合、メールをHTML形式で作成する必要があります。

(1)新規メールの「…」ボタンをクリック


(2)「HTMLに切り替える」をクリック

なお、「HTMLに切り替える」の代わりに「プレーンテキストに切り替える」と表示されている場合、すでにHTML形式のメールになっています。

■受信メールの確認

ファイルが添付されたメールを確認します。


複数ファイルが添付されている場合、ウインドウのサイズによってはすべてのファイルは表示されません。

(1)一部の添付ファイルしか表示されていない


(2)「添付ファイル○個をすべて表示」をクリックしてすべての添付ファイルを表示

(3)すべての添付ファイルが表示された


(4)アイコンによってファイルの添付形式がわかる

■添付ファイルの操作

添付ファイルをプレビュー、ダウンロード、あるいは編集するには、添付ファイル右側のボタンをクリックします。

(1)添付ファイル右側の「∨」ボタンをクリック


(2)添付ファイル操作メニュー

ファイルをそのまま添付し送信しているのか、あらかじめOneDriveにあったファイルを共有し送信しているのか、OneDriveにアップロードし送信しているのか、など添付形式のパターンによってこの操作メニューは変化します。またファイルの形式によってもメニューは変わります。

操作メニューの主な内容は以下の通りです。









メニュー 内容
プレビュー Microsoft Edgeが標準対応している形式のファイルの場合、PCにダウンロードせずにMicrosoft Edgeでプレビューする。
ブラウザーで編集 Webアプリ(Word、Excel、PowerPoint)で開いて編集します。


・ファイルがOneDriveにある場合、OneDrive上のファイルを直接開く。


・ファイルがメールに添付されている場合、添付ファイルを自動的にOneDriveにアップロードしてから開く。
デスクトップアプリで編集する デスクトップアプリ(Word、Excel、PowerPoint)で開いて編集します。


・ファイルがOneDriveにある場合、OneDrive上のファイルを直接開く。


・ファイルがメールに添付されている場合、添付ファイルを自動的にOneDriveにアップロードしてから開く
OneDriveに保存 OneDriveの自分のストレージに保存します。
ダウンロード 自分のPCにダウンロードします。
リンクをコピー OneDriveなど、クラウドストレージ上にあるファイルにアクセスするためのURLをクリップボードにコピーします。
新しいタブで開く Microsoft Edgeが標準対応している画像ファイルなどの場合、Microsoft Edgeの新しいタブでファイルを開きます。

またOneDriveからファイルを共有している場合、アクセス権の取り扱いに3つのパターンがあるため、注意が必要です。





パターン アクセス権
アクセス権のない、OneDrive上の共有フォルダーにあるファイルを添付した場合 受信者は無条件で添付ファイルを開けます。
特定ユーザーのみアクセスできる、OneDrive上のフォルダーにあるファイルを添付した場合 受信者はOneDrive共有フォルダーへのアクセス権を持っている必要があります。


ファイルにアクセスする際、Microsoft 365へのサインインを求められます。
ファイル添付時に、「OneDriveにアップロード」を選択した場合 誰でもアクセスできるフォルダーに格納されるため、受信者は無条件で添付ファイルを開けます。

ファイルを添付するときの操作は、当連載の第80回の記事を参照してください。

■OneDriveにアップロードされたファイル

メール送信時に「OneDriveにアップロード」でファイルを添付した場合、あるいは、メール受信時に「ブラウザーで編集」や「OneDriveに保存」を実行した場合、それぞれのユーザーのOneDriveに添付ファイルフォルダーが保存されます。
以下は、OneDriveにサインインしたページの例です。

(1)「添付ファイル」というフォルダーが自動的に作成されている

■Microsoft 365以外で受信した場合

Microsoft 365のOutlook以外で受信した場合、OneDriveに対応した専用メニューなどは表示されません。
以下は、GoogleのGmailで同じメールを受信した例です。

(1)Microsoft 365のOutlookでは区別されていた、異なる添付形式のファイルが区別されない


いずれもクリックするとOneDriveでファイルが開かれる


(2)メールにファイルそのものが添付されている


ダウンロードもしくはGoogleの「マイドライブ」への保存が可能

このように、OutlookとOneDriveを組み合わせることで、PPAP方式を利用せずにファイルを添付できます。
より安全性を求めたい場合、特定ユーザーのみにアクセス許可を設定したOneDriveの共有フォルダーにファイルを保存し、OneDriveからのファイル添付を行うといいでしょう。
OneDriveの共有設定は改めてご紹介いたします。

コラム「Skype for Business」

Microsoft Teamsに関連して、Skype for Businessにも触れておきます。

Microsoft 365(旧Office 365、旧BPOS)のチャット・ビデオ通話ツールとしては、もともと、Microsoft Lyncがありました。マイクロソフトがSkypeを買収したことにより、Microsoft LyncはMicrosoft Skype for Businessと名称を変えて現在にいたっています。現在ではまだSkype for Businessも使用できますが、Skype for Businessのほとんどの機能を内包し、さらに高度なコミュニケーション環境を提供するMicrosoft Teamsの登場により、Skype for Businessは2021年7月31日をもってサービスを終了します。

Skype for Businessをご利用の場合は、それまでにMicrosoft Teamsに移行する必要があります。

参考:「Teamsへのアップグレード」はこちら

Microsoft 365の導入支援はネクストセットへ!

■■「組織ワークフロー」を100社無償提供中!■■

ネクストセットはMicrosoft 365の導入支援とアプリケーション開発に特化したソリューションベンダーです。Microsoft 365をより安全に、より便利にご利用いただくため、「シングルサインオン」や「組織アドレス帳」、「組織ワークフロー」など、さまざまなプロダクトを開発し、ご提供しています。現在、100社限定で「組織ワークフロー」を無料提供中です。この機会に、ぜひ、導入をご検討ください。

詳しくはこちらをご覧ください。

[PR]提供:ネクストセット

Google Ads
Ad 1
365サイト活用入門81 365でできる脱PPAP2 Microsoft 安全なファイルの共有方法とは 最新版
Share. Facebook Twitter Pinterest LinkedIn Tumblr WhatsApp Email
Previous Article最新版 – Microsoft 365サイト活用入門(83) OneDriveに共有フォルダーを活用する(2)
Next Article 最新版 – Microsoft 365サイト活用入門(80) 安全なファイルの共有方法とは? Microsoft 365でできる脱PPAP
Tanaka
  • Website

Related Posts

Microsoft 365 Copilot with AI – Yoshikazu Akutsu の Windows Weekly Report

2023年3月21日

パソコン 2023 年 3 月の Microsoft 月更新 – 悪用されることが既にわかっている脆弱性を修正 2023/03/15 14:17 報告

2023年3月17日

エンタープライズ IT ケース スタディ、Microsoft 365 の使用方法、パート 9 から学ぶ Microsoft Ignite は、Teams のトランシーバー機能を使用して、日本の最前線での運用の可能性を探ります 21時間前 – 広報 –

2023年3月14日

Microsoft Word の重大な脆弱性に対して公開された概念実証

2023年3月11日

Leave A Reply Cancel Reply

人気記事

Microsoft 365 Copilot with AI – Yoshikazu Akutsu の Windows Weekly Report

2023年3月21日

NVIDIA/AMD GPU の最大 FPS を制限する

2023年3月19日

エクセルやワードなどマイクロソフト365でのAI活用を支援する「Microsoft 365 Copilot」を発表

2023年3月19日

マイクロソフトは、ハイブリッドワークをサポートするためにTeamsに新しいAI機能を導入しています

2023年3月19日

ウィキからワンノートへ (4)…OneNote で開くノートブック

2023年3月18日

カナリアチャンネルを使用している場合、Windows11インサイダーを変更できませんか?

2023年3月17日

パソコン 2023 年 3 月の Microsoft 月更新 – 悪用されることが既にわかっている脆弱性を修正 2023/03/15 14:17 報告

2023年3月17日

生年月日から年を除く年までの誕生日で並べ替え

2023年3月14日

エンタープライズ IT ケース スタディ、Microsoft 365 の使用方法、パート 9 から学ぶ Microsoft Ignite は、Teams のトランシーバー機能を使用して、日本の最前線での運用の可能性を探ります 21時間前 – 広報 –

2023年3月14日

マイクロソフトWordはついにプレーンテキストのみを貼り付けるためのショートカットを追加します

2023年3月14日
About Us
About Us
Our Picks
Facebook Twitter Instagram Pinterest
  • Home
  • WINDOWS
  • OFFICE
  • EXCEL
  • WORD
  • POWERPOINT
  • OUTLOOK
  • TEAMS
  • AZURE
Copyright © PC-MEDIA.JP All rights reserved.

Type above and press Enter to search. Press Esc to cancel.

Sign In or Register

Welcome Back!

Login to your account below.

Lost password?