■Microsoft Outlookのデザイン刷新
Microsoft 365ではWebアプリとデスクトップアプリの両方を利用できます。
Webアプリとデスクトップアプリを併用していると気になるのは、Outlookです。Word、Excel、PowerPointでもWebアプリ版とデスクトップアプリ版に違いがありますが、通常使うにはそれほど気になりません。ただ、Outlookだけは、デザインやメニュー、操作、検索機能などが違っていたのです。
それが、今年になってリリースされたOutlookの新バージョンで、ようやくWebアプリ版Outlookとデスクトップアプリ版Outlookのユーザーインターフェースが統一されました。
今回は、新しいOutlookを使う方法を紹介します。
Webアプリとデスクトップアプリ
Webアプリとは、EdgeやChromeなどのWebブラウザで利用するMicrosoft Officeアプリです。インターネット接続とWebブラウザがあれば利用できます。
デスクトップアプリとは、伝統的な、PCにインストールして使用するMicrosoft Officeアプリです。
契約しているライセンスプランによって、Webアプリのみ使用可、デスクトップアプリのみ使用可、両方使用可といった違いがあります。
◆プランの違い
・法人向け
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/business
・大規模法人向け
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/enterprise/microsoft365-plans-and-pricing
・教育機関向け
https://www.microsoft.com/ja-JP/education/products/microsoft-365
■新しいOutlookに切り替える
今までのデスクトップ版Outlookが自動的に新しいOutlookになるわけではありません。ユーザーが希望しなければ新しいOutlookに切り替わらないようになっています。従来のOutlookの方がよければ、従来のOutlookに戻すこともできます。
以下に、新しいOutlookに切り替える方法を紹介します。
(1)「新しいOutlookを試す」のスライドスイッチをクリックしてONにする
新しいOutlookのダウンロードが始まり、数分すると切り替えメッセージが表示されます。
(2)「切り替える」をクリックして新しいOutlookに切り替えを実行する
新しいOutlookでOutlookが再起動します。
(3)プライバシーに関する記述を呼んで「続行」をクリックする
(4)従来のOutlookの設定を可能な範囲で引き継ぐときは「インポートの設定」をクリックする
(5)従来のOutlookの設定を引き継がずに既定の設定にするときは「スキップ」をクリックする
以上で変更手続きは完了です。新しいOutlookが開きます。
(6)新しいOutlook。Web版Outlookとほぼ同じ
(7)メール、予定表、連絡先、To Do、Viva Engage、OneDriveなどを開くアプリボタン
(8)その他のアプリボタン
(9)クリックすると使い方のヒントが表示される
(10)ヒントを閉じる
なお、今までのOutlookではアプリボタンの「To Do」をクリックするとOutlookの中でTo Doが表示されましたが、新しいOutlookでは「To Do」ボタンをクリックすると、Webブラウザを開いて「To Do」が表示されます。
■予定表の共有のメールが届いたら承認
新しいOutlookはいつでも元のOutlookに戻すことができます。
(1)「新しいOutlook」のスライドスイッチをクリックする
元に戻す理由を尋ねられますが、「フィードバックをスキップ」をクリックすれば理由を入力する必要はありません。
(2)元に戻す理由を選択あるいは入力する
(3)理由を送信して元のOutlookに戻す
(4)理由を送信せずに元のOutlookに戻す
「新しいOutlook」のスライドスイッチのON、OFFを切り替えることで、いつでも新しいOutlookと元のOutlookを切り替えることができます。一度新しいOutlookをダウンロードした後は数秒で切り替えられるようになります。
■「タスク」から「To Do」へ
従来のOutlookでは、○月○日までに△□をする、というやることリストを管理する機能を「タスク」として実装していました。元のOutlookでまだ「タスク」を使用している場合は、元のOutlookで「タスク」を開くと「To Do」への移行を促すメッセージが表示されます。「To Do」に移行してください。
(1)「To Do」ボタン。「To Do」移行後は「To Do」を使う
(2)従来からある「タスク」ボタンをクリックしてタスクを開く
(3)「To Doを開く」をクリックして「To Do」に移行する
「To Doを開く」をクリックすると、アプリボタンバーから「タスク」が消えます。ただし、どうしても「タスク」を開きたいときは、アプリボタンバーの「その他のアプリ」ボタンをクリックして、タスクを開けます。なお、新しいOutlookには「To Do」だけで「タスク」はありません。
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