Excel形式の請求書を半自動で作成する-最初の一歩

まだPower Automateのチュートリアルの途中だが、既に日々の業務を自動化するための機能を使えるようになっている。簡単なフローだが仕事を時短できる効果的なものだ。今回はそうした方法の一つとして、請求書を半自動で作成する方法を取り上げる。

請求書や領収書

業務において、請求書や領収書など定型フォーマットのドキュメントをやりとりする機会は多い。企業であれば経理担当がそうした処理を行うことになる。小企業や個人の場合は、こうした事務処理も行っていると思う。

請求書や領収書に法的に定められたフォーマットというものはない。現場で慣例的に使われているフォーマットがそのまま踏襲されているケースが多いだろう。場合によっては請求書を受け取る側の会社が、請求書のフォーマットを指定してくることもある。これは業務効率の改善を狙ったものだが、その場合は相手に合わせて請求書を作成する必要があり、その分請求書を出す側の会社に負担が増えることになる。どこに面倒がいくかというだけの問題ともいえるが、ビジネスの現場では往々にしてこうしたことは起こっている。

こうした作業が大切であるのは間違いないが、自動化して効率化しやすい部分でもある。これまではプログラミングの能力がなければ難しいところだったが、現在ではさまざまなオートメーション機能が存在している。Power Automateを使えばこうした処理の自動化は容易だ。

想定するビジネスフロー

今回は次のようなビジネスフローを考える。よくあるやり取りだ。

1. 月締めに取引先から請求書のテンプレートファイルが送付されてくる
2. 請求書のテンプレートファイルの内容を確認するとともに、必要なデータの入力や印刷して書き込み、捺印などを行う
3. 作成した請求書を取引先へ送付する

自前の請求書でよければ自動化する方法はいくつもあるが、相手から送られてくるファイル、具体的にはMicrosoft Excelのファイルをベースに編集を行う必要がある、というケースが多い。

これまではプログラミングできなかったので、この部分をいつまでも手動でこなしていたというわけだ。1つ2つならまだしも、これが100、200となってくるとこれだけで仕事時間が消えてしまう。この部分をPower Automateで自動化してみよう、という内容だ。